Pengertian Pengelolaan Informasi

Pengelolaan Informasi (Communication Management Plan) adalah proses yang diambil pada tahap manajemen dalam sebuah organisasi, sebelum organisasi tersebut memutuskan/ mengimplementasikan bentuk komunikasi apa yang terbaik untuk dilakukan.

Dalam sebuah organisasi rencana pengelolaan informasi menjadi satu-satunya alat yang dapat memperbaiki kinerja aliran informasi saat disadari bahwa informasi yang ada tidak bisa didapatkan tepat pada waktunya (saat dibutuhkan).

Keberadaan Rencana Pengelolaan Informasi menjamin adanya deskripsi yang jelas untuk mendapatkan dan menerima informasi. Biasanya dalam Rencana Pengelolaan Informasi tersedia:

1.   Deskripsi kebutuhan informasi untuk para pemegang saham akan informasi apa yang mereka butuhkan

2.   Informasi yang perlu dikomunikasikan, termasuk format, isi, dan tingkatan detail individu yang bertanggung jawab untuk mengkomunikasikannya.

3.   Informasi akan siapa yang seharusnya menerima informasi.

4.   Metodologi/ teknologi komunikasi.

5.   Frekuensi komunikasi.

6.   Proses peningkatan komunikasi dalam jangka waktu tertentu.

7.   Proses perubahan kontrol dalam Rencana Pengelolaan Informasi.

8.   Kamus singkatan-singkatan yang sering digunakan oleh organisasi.

 Pengelolaan Informasi Menjadi Informasi Baru

Dari data-data yang telah disimpan, dapat dibeda menjadi dua jenis :

1.    Data informasi yang langsung dapat ditampilkan.

2.   Data informasi yang harus diolah dulu, baru bisa ditampil menjadi informasi baru.

Mengolah data untuk menjadi sebuah informasi baru, dapat dilakukan dengan

pengeditan, penambahan, pengkonversian, penggabungan dari banyak data dan

sebagainya. Contohnya data yang diperoleh dari internet masih dalam format html, kemudian

akan diolah dengan menggunakan Ms. Word, maka data-data dalam format html tersebut

kita ubah menjadi format doc dengan melakukan copy paste ke dalam sebuah dokumen

Ms. Word, setelah itu dapat dilakukan pengeditan, penambahan, penggabungan dan lainlainnya. Data yang       telah diolah tersebut, akan menjadi sebuah informasi baru, dan dapat di

presentasikan dalam bentuk apapun. Sebagai contoh dalam format PDF, atau dengan

menggunakan Ms. Powerpoint bahkan secara lisan, karena sebuah informasi aktif, jauh

lebih berharga dari informasi pasif.